Hotelmanagementsystem

Beschaffung

Bestellungen, Angebotsanfragen, Lieferantenverwaltung und Wareneingang mit vollständigem Prüfpfad.

Jeden Kauf von der Anfrage bis zur Lieferung verfolgen. Keine losen E-Mails, keine verlorenen Rechnungen.

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Hauptfunktionen

Alles in der Beschaffung

Bestellungen

Bestellungen von einem Bildschirm aus erstellen, genehmigen und an Lieferanten senden.

ErstellenGenehmigenSenden

Angebotsanfragen

Angebote von mehreren Lieferanten anfordern und vor der Bestellung vergleichen.

AngeboteVergleichenAuswählen

Lieferantenverwaltung

Zentrales Lieferantenverzeichnis mit Kontakten, Konditionen und Einkaufshistorie.

VerzeichnisKonditionenHistorie

Wareneingang

Gegen Bestellung empfangen und Abweichungen für die Lieferantenrückfrage erfassen.

WE-ScheinAbweichungBE-Abgleich

Genehmigungsworkflow

Mehrstufige Genehmigungsweiterleitung basierend auf Bestellwert und Abteilung.

GenehmigungenStufenAbteilung

Einkaufsberichte

Ausgaben nach Lieferant, Kategorie und Zeitraum mit Budgetvergleichen.

AusgabenBudgetZeitraum

So funktioniert es

Schritt für Schritt

Anfrage gestellt

Abteilung stellt Einkaufsanfrage mit Artikeln und Mengen

Angebotsanfrage gesendet

Angebote von bevorzugten Lieferanten angefordert

Angebot ausgewählt

Bestes Angebot ausgewählt und Bestellung erstellt

Bestellung genehmigt

Basierend auf Wert und Richtlinie zur Genehmigung weitergeleitet

Waren empfangen

Lieferung gegen Bestellung geprüft – Abweichungen erfasst

Rechnung abgeglichen

Lieferantenrechnung mit Bestellung und WE-Schein für die Zahlung abgeglichen

Vorteile

Ihr Nutzen

Keine verlorenen Bestellungen

Vollständiger Lieferantenvergleich

Mehrstufige Genehmigungen

Wareneingänge mit Bestellungen abgeglichen

Ausgaben nach Abteilung sichtbar

Mit Kreditorenbuchhaltung verknüpft

FAQ

Häufige Fragen

Können Bestellungen direkt an Lieferanten gesendet werden?

Ja, Bestellungen können direkt aus dem System mit dem Briefkopf Ihres Hotels per E-Mail an Lieferanten gesendet werden.

Wie funktioniert der Angebotsanfrageprozess?

Eine Angebotsanfrage wird gleichzeitig an mehrere Lieferanten gesendet – Antworten werden nebeneinander verglichen, bevor eine Auswahl getroffen wird.

Können verschiedene Abteilungen unterschiedliche Genehmigungsgrenzen haben?

Ja, Genehmigungsschwellen und Weiterleitungsregeln sind pro Abteilung und Bestellwert konfigurierbar.

Was passiert, wenn Waren untermengig eingehen?

Abweichungen werden gegen die Bestellung erfasst und für die Rückfrage beim Lieferanten vor der Rechnungszahlung markiert.

Gibt es eine bevorzugte Lieferantenliste?

Ja, Lieferanten können pro Produktkategorie als bevorzugt gekennzeichnet werden und erscheinen zuerst in der Auswahlliste.

Wie verknüpft sich der Einkauf mit dem Lagerbestand?

Empfangene Waren aktualisieren automatisch die Lagerbestände – keine Doppeleingabe erforderlich.

Kann ich Ausgaben gegen ein Budget verfolgen?

Ja, Ausgabenberichte vergleichen tatsächliche Einkaufskosten mit Periodenbudgets nach Abteilung und Kategorie.

Werden Lieferantenzahlungskonditionen gespeichert?

Ja, Zahlungskonditionen pro Lieferant werden gespeichert und zur Berechnung von Fälligkeitsterminen bei der Rechnungsbuchung verwendet.

Jeden Kauf von der Anfrage bis zur Lieferung kontrollieren

Melden Sie sich an, um auf das vollständige Beschaffungsmodul zuzugreifen und alle Lieferanten und Bestellungen an einem Ort zu verwalten.

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